مساحات العمل المشتركه

 نسمع مؤخراً بما يسمى "مساحات العمل المشترك" وربما نراها كلّ يوم دون أن ندرك ماذا تكون بالضبط أو ماهي فوائدها ولماذا انتشرت بهذا الشكل السريع، لنقل إنّ مساحات العمل المشترك عبارة عن مقاهٍ من نوع خاص، تخصص في تقديم الخدمات المكتبية لكل من يمتهن العمل الحر أو لمن يريد العمل خارج شركته وليس لديه مكتب يأويه.

ما هي مساحات العمل المشترك؟ إنّ مساحات العمل المشترك عبارة عن أماكن محايدة يجتمع فيها الناس للعمل، حيث يعمل كلّ شخص أو مجموعة بشكل مستقل، إنها تختلف عن مساحات العمل المكتبية المعتادة فالناس في مساحات العمل المشتركة لا يعملون في نفس الشركة، أي أنها أشبه بالمقاهي، لكن بدل التركيز على الطعام والشراب كخدمة أساسية، تركز مساحات العمل المشتركة على الخدمات المكتبية التي يحتاج إليها الموظفون، مثل الإنترنت والطابعات وأجهزة المسح الضوئي، كما أنّ بعض مساحات العمل تقدم غرف اجتماعات جاهزة ومكاتب مصغرة لكل شخص يمكن استئجارها بشكل يومي أو أسبوعي أو شهري أو حتى سنوي، بالإضافة إلى كافتيريا صغيرة تقدم بعض الأطعمة والمشروبات الخفيفة.

لكنّ أهم ما توفره مساحات العمل الخاصة هو الإحساس بالانتماء، الانتماء إلى مجتمعٍ يفهم حاجاتك وظروفك ويناقشك في تفاصيل عملك ويتعاطف معك تعاطفاً حقيقياً نابعاً من القلب.

أنواع مساحات العمل المشتركة  لتلبي كافة الاحتياجات لجميع الفئات، ومنها:

مساحات العمل المفتوحة

 تعد النوع الأكثر شيوعاً من مساحات العمل المشتركة، وفيها يجتمع أصحاب الاعمال المستقلة مع الموظفين من مختلف الشركات تحت سقف واحد، مما يشجع على التفاعل وتبادل الخبرات وتساعد على تكوين العلاقات مع الزملاء والزبائن في نفس الوقت، لكن فلتحذر لأن هذا النوع من مساحات العمل قد يسبب الكثير من التشتيت مما يؤدي إلى خفض الإنتاجية.

مساحات العمل الخاصة 

مساحات العمل الخاص هي عكس مساحات العمل المفتوحة، حيث تكون عبارة عن مكاتب أو أجنحة مخصصة للفرق الكبيرة، ويشترك فيها أعضاء من شركة واحدة.

المساحات الخاصة بالصناعة هذا النوع مخصص للأفراد الذين يعملون في صنعة مشتركة، على سبيل المثال توجد مساحات عمل مخصصة للمهن الإبداعية كالتصوير أو التصميم، يمكن اعتبار هذا النوع مزيجاً من مساحات العمل الخاصة والمفتوحة.

فوائد العمل المشترك

 سنتطرق إلى العديد من فوائد مساحات العمل المشترك في جميع أقسام المقالة، ولكن إليك بعض الأسباب الرئيسية التي تجعل مساحات العمل المشترك محبوبة لدى الجميع:

الدافع

 عادة ما يكون هناك الكثير من الطاقة الإيجابية في مساحات العمل المشترك، مما يمنحك دافعاً قوياً للعمل ويبقيك بعيداً عن التراخي، ويزيد من إنتاجيتك يشكل كبير.

الانتماء 

وكما سبق أن ذكرنا، مساحات العمل المشترك تمنحك إحساساً قوياً بالانتماء، حيث تكون محاطاً برفاق لديهم اهتمامات مشتركة وزملاء يملكون الكثير من الخبرات، مما يخلق جواً من الود والألفة.

المرونة

 بدلاً من دفع مبلغ باهظ من أجل استئجار مكتب لمدة طويلة، يمكنك اللجوء إلى مساحات العمل المشتركة من أجل صفقات أكثر مرونة، حيث يمكنك استئجار مساحة عمل لبضع أيام أو ساعات، هذه ميزة رائعة تفيد الشركات الصغيرة والمستقلين بشكل خاص.

الخروج من المنزل

 لا بأس بالعمل من المنزل لبضعة أيام، لكن عدم الخروج من المنزل لمدة طويلة يضر بصحتك النفسية، جرب إتمام عملك في مساحات العمل المشتركة من حين لأخرى، من أجل رفع المعنويات والابتعاد عن رتابة الروتين.

الموقع 

لأسباب واضحة، الموقع هو العنصر الأكثر أهمية عند اختيار مساحة عمل مشتركة، عندما تختار مساحة عمل، تحقق من خطوط الحافلات أو القطارات القريبة، وقم بتقدير الوقت الذي ستحتاجه للوصول إلى هناك سيراً على الأقدام، من الحكمة أن تختار موقعاً يسهل على زبائنك الوصول إليك. 

التكاليف الإضافية 

لا تخجل من السؤال مسبقاً عما إذا كانت هناك أي تكاليف إضافية لغرف الاجتماعات أو الطابعات أو غيرها من الخدمات، إذا كانت مساحة العمل التي اخترتها تعرض فترة تجريبية فاختبرها لترى ما إذا كانت تتناسب مع متطلباتك.

 البيئة الداخلية

 هل تعلم أنّ درجة الحرارة والإضاءة والضوضاء تؤثر على إنتاجيتك؟ بعض مساحات العمل المشتركة تكون صاخبة جداً، وبعضها شديدة البرودة أو الحرارة، عندما تختار مساحة عمل، ألقِ نظرة على تقييمات الزوار السابقين لتأخذ فكرة عن البيئة الداخلية للمكان. وسائل الراحة

 يجب أن تحتوي مساحات العمل المشتركة على كافة الخدمات، مثل الكافتيريا وأجهزة الطباعة والمسح الضوئي والمكاتب المصغرة وغرف الاجتماعات والإنترنت، من المهم أن تحدد أولوياتك، ضع قائمة لوسائل الراحة التي تحتاجها وقارنها مع ميزانيتك لتحدد مساحة العمل المثالية لك. تتزايد أعداد الشباب الذين يبدؤون شركاتهم الصغيرة كل يوم، ومعها تزداد أعداد مساحات العمل المشترك، وقريباً، العمل المشترك سوف يكون هو المعيار الجديد للخبرات، إذا كنت مهتماً بتجربة مساحات العمل المشترك فلتفعل هذا الآن! خاصة إذا كنت تشعر بالركود أو الملل من عملك، قضاء بعض الوقت في مساحات العمل المشترك هو ما تحتاج إليه لمساعدتك على الأبداع. 

نصائح من ثلاثة خبراء لبناء مساحة عمل مشتركة ناجحة

قد تكون مساحات العمل المشتركة ثقافة وافدة على عالمنا العربي اذ لم نعتد العمل مع "غرباء" ليسوا شركاء أو زملاء أو حتى أصدقاء في مكان واحد. لكن يبدو أن الحاجة لهكذا مساحات حقيقية، اذ رصدنا حوالي 16 مساحة عمل مشتركة في المنطقة العربية العام الماضي، ظهرت كبديل مناسب لمن يبحث عن مكان غير تقليدي، أقل كلفة، وأكثر انفتاحاً على بيئة ريادة الأعمال الحاضنة.

ومع تزايد هذه المساحات ونموها وتوسّعها، أردنا الوقوف على التجارب العملية والخروج بنقاط محددة يجب مراعاتها لمن يريد بدء مشروع مماثل يمكن أن ينجح وكيف يختار موقع مساحة العمل والتقسيم الداخلي للمكان، وكيفية تسويق المكان ولأي جمهور، وكيف يمكن أن يحقق أرباحاً. لذلك تحدثنا مع ثلاثة من أصحاب مساحات العمل المشترك في مصر بدأوا العمل على مساحاتهم في 2012 هم محمد ناجي (23 عاماً)، المدير الإداري لـ"المقر" Al-Maqarr، ومازن حلمي (27 عاماً)، المؤسس والمدير الإداري لـ"ذا ديستريكت" The District، وأنس عماد (27 عاماً)، شريك مؤسس في "قفير لابز" Qafeer Labs.

اتفق رواد الأعمال الثلاث على أن كلمة السر في نجاح أي مساحة عمل مشترك هي بناء المجتمع أو الـcommunity الذي يساهم في التعارف والتشبيك وبناء شراكات ومشاريع ومبادرات جديدة، ولهذا فإنهم يحرصون على التعرف الى كل من ينتسب الى مساحة العمل ومجال عمله تحديدا لإضفاء جو من الصداقة والود على العلاقة التي تربطهما وتقديم المساعدة والدعم كلما سمحت الفرصة.

يجب الأخذ في الاعتبار اختلاف الجمهور المستهدف للمساحات الثلاث فـ"المقر" يتوجه للطلبة بالأساس ورواد الأعمال المبتدئين حتى 30 عاما، فيما أراد "ذا ديستركت" في البداية جذب رواد الأعمال لكن بمرور الوقت تحول لمجتمع لأفراد في العشرينات والثلاثينات ممن لديهم خبرات مناسبة في مجال الشركات الناشئة. أما "قفير لابز" فيتوجه للطلبة فقط.

لمكان:

 جغرافياً

 لا تستبعد منطقة جغرافية بعينها لمجرد تواجد مساحة عمل مشترك بها ولا تخشى المنافسة فربما يكون جمهورك مختلف. يقول محمد ناجي، المدير الإداري للمقر: "اخترنا مصر الجديدة وتوجهنا للطلبة ورواد الأعمال المبتدئين وكانت "رشيد" من قبلنا لكنها تتوجه لفئة عمرية أكبر".

 يجب أن يكون سهل الوصول إليك بالمواصلات العامة والسيارات الخاصة. أنت تستهدف الشباب فلا تذهب لمنطقة سكنية عائلية. لا بد أن يكون صاحب العقار متفهما لطبيعة العمل في مساحة العمل المشترك، وان حركة الوصول والخروج ستكون حيوية ليلاً نهاراً نظراً لساعات العمل الطويلة أحياناً.

التقسيم

يجب مراعاة الطاقة ودخول الشمس وتوفير ركنا مفتوحا open air. جعل المكان مفتوح بلا حواجز والاحتفاظ بغرف زجاجية للاجتماعات، وتوفير مساحة مركزية لجمع مجموعة كبيرة وألا يكون المكان مقسما لغرف محددة فقط. إضفاء جو من الحيوية والنشاط والإلهام على المساحة عند التجهيز.

 حدد أولوياتك حتى لا ينتهي بك الحال إلى انفاق الكثير من المال. الجمهور المستهدف وإمكانياته المالية سيساعدك في تحديد نوع الأثاث وكيفية تجهيز مساحة العمل، فالطلبة قد يفضلون خدمات الانترنت السريع على حساب الكراسي الفخمة مثلا. خصص مكانا للصلاة ولا تنسى ركن السيدات.

 تأكد من وجود خط تليفون أرضي للاشتراك بشبكة الانترنت وتوفر الغاز والكهرباء. اهتم بأدق الأمور لجمهورك بدءا بطبيعة العمل ونوع القهوة واحتياجات العمل مثل الأدوات المكتبية، لتتسلل روح الملكية ownership لرواد المساحة فتجدهم يتصرفون وكأنهم في مساحتهم الخاصة.

 خصص يوما أسبوعيا لتناول وجبة الفطار أو الغداء سويا في dish party مثلا بحيث تكون فرصة للأعضاء الجدد أن يعرفوا أنفسهم للمجموعة. كن محدد الهدف في أي جمهور تريد استقطابه. المقر مثلا يرفض تأجير مساحات لإعطاء دروس خصوصية حتى لا تضيع الفكرة من وراء المكان وهي خدمة رواد الأعمال الشباب.

القيمة المضافة: تتراوح أنواع الدعم الممكن توافرها في مساحة العمل لرواد الأعمال ما بين التسويق وتقديم النصائح المهنية والفنية: نوعية حضور تتنوع خبراته وخلفياته ودوائر علاقاته بما يسمح باستفادة أكبر وهم على استعداد دائم للتفاعل. التواجد في وسط القاهرة يجعلك قريبا من مسرعي النمو وحاضنات الأعمال، لكن يمكنك أيضا التوجه لمنطقة قليلة الفرص لتبدأ في تطويرها والنهوض بها.

الدعاية والتسويق:

التسويق على الانترنت بشكل أساسي وتناقل الخبر بين الناس word of mouth وفي الفعاليات والنشاطات التي تتمحور حول ريادة الأعمال. أما الإعلانات في المطبوعات فغير مؤثرة.

لا توكل مهمة ادارة شبكات التواصل الاجتماعي لطرف خارجي outsourcing لأن لغة الخطابة التي تستخدمها أنت يجب أن تعكس شخصية المكان وقيمته المضافة.

لا يفوتك تنظيم حفل افتتاح لمساحة العمل opening ودعوة شريحة كبيرة من الجمهور المستهدف الذي سيشعر أنه يعاصر بداية وتوسع المكان وكأنه جزء منه وأيضا أصحاب مساحات العمل الاخرين. يحتفظ "المقر" بصورة كبيرة لحفل الافتتاح وعليها شعارات شركات ومشاريع حضروا حفل الافتتاح.

التشبيك مع مجموعات من المجتمع المستهدف (الطلبة كمثال) واستضافة فعالياتهم.

الإيجار: 

لا تجعل علاقتك مع الفرد المشترك قائمة فقط على المقابل المالي أو تكلفة إيجار المساحة بل امنحه قيمة حقيقية ومساندة في أي مجال يخصه وإلا فلماذا يترك الكافيهات أو المكاتب الخاصة ويأتي لمساحتك؟

صمم قائمة أسعار تناسب كل شخص حسب احتياجاته من طلاب جامعات أجنبية وطلاب من جامعات حكومية مصرية ومنظمات غير حكومية ومنظمات خيرية.

بجانب مساحات العمل المشترك، يمكنك توفير مكاتب لكن ليست مساحات مكتبية ثابتة بالإضافة إلى مساحات الاجتماعات التي يمكن أيضا استئجارها كمساحات خاصة اذا فضلها العضو عن المساحة المشتركة.

مصادر الدخل:

 الاشتراكات

. استضافة فعاليات تدريب أو ورش عمل أو مناقشات Events. الوجبات والمشروبات في المطبخ الخاص بمساحة العمل. بيع مساحات في النشرة البريدية لغير الأعضاء لنشر أخبارهم وأنشطتهم. عمل منتجات خاصة بمساحة العمل من أجندات وأقلام وأكواب الخ.

 كن عارضا وموزعا لبعض التصاميم والمنتجات مثل مجلات خاصة بريادة الأعمال، أثاث منزل صممه رائد مصري شاب وغيرها.

 الدورات التدريبية التي تنظمها مساحة العمل نفسها. اصنع حاضنة أعمال تقدم أنواعا مختلفة من الدعم الفني والتسويقي والتقني والقانوني مقابل نسبة من المشروع المحتضن.

الأكثر طلبا:

 في المقر:

 مساحات الاجتماعات وتحتاج لتجهيزات مختلفة بمساحات متنوعة، ثم تأتي بعدها المساحات المكتبية (تأجير مكتب ثابت) private space، الذي يعطي صاحبه ميزة الخصوصية ولوجستيات المكتب الخاص كاملة ما يسمح للمشترك تسجيل شركته رسميا باستخدام عنوان المقر.

 في ذا ديستركت: مساحات العمل المشترك. في قفير لابز: الدورات التدريبية وهي لمدة يومين أو ثلاثة أيام في البيزنس أو الديزاين أو البرمجة أما مساحات الاجتماعات فلم تحقق نجاحا ولا توجد سوى غرفة واحدة مخصصة لاجتماعات سكايب.